Chef de service "Protocole - Evènementiel" à la Direction de la Communication - H/F

Présentation de la collectivité, de la direction et du service

Le Conseil départemental de la Haute-Garonne, collectivité territoriale engagée dans le développement et le bien-être de ses habitants, oeuvre au quotidien pour améliorer la qualité de vie sur l'ensemble de son territoire. Il met en oeuvre des politiques publiques ambitieuses et responsables, visant à répondre aux besoins des Haut-Garonnais dans des domaines clés tels que les solidarités, l'éducation, les transports, la culture et l'aménagement du territoire. En tant qu'acteur central du développement local, le Conseil départemental s'investit dans des projets innovants, visant à garantir une gestion publique efficace, transparente et au plus près des attentes des usagers.

La Direction de la Communication, en lien avec le cabinet et l'exécutif, définit la stratégie globale de communication du Département et procède à sa mise en oeuvre sur le territoire. Elle assure ainsi le pilotage de l'ensemble des actions de communication découlant de cette stratégie.

Pour cela, elle se compose des entités suivantes :

• Le service Protocole - Evénementiel : suivi et organisation des cérémonies officielles et événements institutionnels ; mise en oeuvre des relations publiques de l'institution ; coordination et organisation de manifestations internes et évènements externes, coordination du déploiement de la visibilité du CD sur le territoire.

• Le service Communication - Éditorial - Presse : définition et mise en oeuvre de plans de communication par projet et/ou thématique ; élaboration et déclinaison de la ligne éditoriale de la collectivité sur ses différents supports dans un objectif de valorisation de son image publique ; pilotage et suivi des publications du Département ; gestion des relations avec les journalistes afin de renforcer l'image de la collectivité.

• Le service studio graphique : conception et productions graphiques de supports de communication.

• Le service imprimerie - reprographie : impression et finition des documents et supports de communication destinés au fonctionnement de la collectivité.

• Le service courrier : réception et tri de l'ensemble des courriers et des colis entrants et sortants du Conseil départemental.

Enjeux et objectifs du poste :

Participer aux côtés du Directeur à la définition d'une stratégie et mettre en oeuvre de manière opérationnelle les orientations de la collectivité en matière de communication protocolaire et évènementielle répondant au projet de mandature.

Piloter l'organisation de l'ensemble des évènements portés par la collectivité ou auxquels la collectivité participe ainsi que les visites officielles du Président.

Coordonner le déploiement et l'harmonisation de la visibilité de l'institution sur l'ensemble du territoire (infrastructures et événements) et garantir les relations extérieures en accord avec le protocole du Conseil départemental.

Piloter les activités et encadrer les équipes en veillant à la transversalité, la continuité et la qualité services rendus ; conseiller la direction sur des axes d'évolution relevant de son périmètre d'intervention.

Garantir et optimiser les moyens et les ressources du service en lien avec les fonctions ressources de la DGD et de la collectivité.

Missions principales :

• Encadrement des équipes et des activités :

  • Définir et piloter le projet de service en lien avec la feuille de route départementale

  • Animer et mobiliser l'équipe autour du projet de Direction

  • Organiser, suivre et contrôler l'activité quotidienne, en fixer les priorités

  • Conseiller l'équipe dans leurs activités, harmoniser les méthodes de travail et accompagner aux éventuels changements

  • Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante auprès de l'équipe et de la hiérarchie

  • Gérer les ressources et les moyens humains, financiers, informatiques et logistiques du service

  • Assurer la gestion RH (suivi recrutement, formation, temps de travail, entretiens professionnels etc. ) et assurer le développement des compétences

  • Prévenir, repérer, réguler et signaler les dysfonctionnements et les situations de conflits

  • Piloter et suivre les tableaux de bord de l'activité et assurer la rédaction du rapport d'activité du service

  • Formuler des propositions sur l'ensemble des évolutions ou amélioration du service et des méthodes de travail.

• Pilotage du protocole :

  • Elaborer la stratégie protocolaire découlant des orientations politiques

  • Superviser l'organisation des événements protocolaires portés par la collectivité (inaugurations, visites officielles du Président. )

  • Superviser le traitement des représentations des élus, des invitations officielles et des fichiers en lien avec la chefferie de cabinet

  • Exercer un rôle de conseil en matière de protocole auprès des acteurs de la collectivité (services) et de reporting auprès de la direction.

• Pilotage en matière de communication événementielle :

  • Elaborer la stratégie de communication événementielle découlant des orientations politiques

  • Superviser l'organisation des grands événements portés par la collectivité

  • Superviser la programmation de la salle de spectacle multifonctions du Conseil départemental, Pavillon République, en lien avec le cabinet et les services concernés (DGA culture notamment. ) et la politique d'accueil d'opérations en son sein, portées par des partenaires ou acteurs associatifs

  • Exercer un rôle de conseil en matière de communication événementielle auprès des acteurs de la collectivité.

• Promotion des actions et évènements du département :

  • Coordonner le déploiement et l'harmonisation de la visibilité de l'institution sur l'ensemble du territoire (infrastructures et événements).

  • Développer la mise en place d'actions de proximité afin de rendre lisible l'action du Conseil départemental.

Conditions particulières d'exercice :

• Télétravail possible sous réserve de nécessités de service

• Horaires variables en fonction des évènements.

• Travail régulier le soir et le week-end

• Déplacements réguliers (5 à 10/mois) selon les évènements sur le département

Avantages :

• Des locaux idéalement situés : Installés à proximité du Canal du Midi et du Jardin Japonais Compans-Caffarelli, nos locaux bénéficient d'un accès direct à la station de métro "Canal du Midi" et d'un parking souterrain gratuit.

• Des services sur place : Vous profitez d'une cafétéria et d'un restaurant administratif, offrant des espaces conviviaux. De plus, l'Hôtel du Département met à disposition une crèche exclusivement réservée aux enfants des agents, pour vous accompagner dans la conciliation entre vie professionnelle et vie familiale.

• Prime semestrielle : Une prime de 815 EUR net, calculée au prorata temporis, vous est versée en mai et en novembre.

• Organisation du temps de travail : Nous proposo.