CDI - Assistant Administratif et Opérationnel H/F - Bras droit Fondatrices I

QUI SOMMES-NOUS ?

SOVA a une mission : améliorer le bien-être des femmes touchées par le syndrome des ovaires polykystiques (SOPK) grâce à des produits naturels.

SOVA, c'est la safe place qu'on aurait aimé avoir à nos côtés : une marque qui accompagne les femmes dans leur bien-être hormonal en leur proposant des informations claires et des produits adaptés, clean et efficaces.

Fondée en 2021 par Eva et Solène, deux sœurs diagnostiquées du SOPK, SOVA est née de leur frustration face au manque de solutions disponibles pour les femmes concernées par ce syndrome. Leur mission ? Évangéliser les consciences, conseiller les femmes concernées et apporter des solutions naturelles pour favoriser l'équilibre hormonal.

Rejoindre SOVA, c'est :

• Travailler au quotidien avec Eva et Solène, les fondatrices, et être au cœur des enjeux stratégiques de l'entreprise.
• Avoir l'opportunité de co-construire ton poste et de mettre ton expérience et tes idées au service d'une mission porteuse de sens.
• Participer activement à la structuration et à la croissance d'une entreprise ambitieuse.
• Intégrer une équipe bienveillante, dynamique, et engagée autour d'une vision forte pour le bien-être des femmes.

LES MISSIONS PRINCIPALES

Ton rôle sera d'accompagner Solène et Eva et l'ensemble de la team SOVA sur les sujets administratifs, logistiques et opérationnels pour structurer et optimiser les processus internes.

Tu seras un véritable pilier dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise. Pour cela, voici tes missions :

Bras-droit des fondatrices (Personnel & professionnel):

• Assurer une gestion optimale de leur emploi du temps en coordonnant leurs rendez-vous professionnels & personnels (meetings, appels, événements).
• Gestion de projet divers & variés (recherche de prestataires, organisation des déplacements, autres)

Gestion des opérations et logistique :

• Aide à la gestion des clients et des commandes BtoB (saisie, suivi, livraisons).
• Assistance dans la gestion des stocks et de la chaîne d'approvisionnement.
• Passer les commandes de matières premières auprès des fournisseurs et en assurer le suivi.

Gestion du service client :

• Traiter les questions liées aux commandes (suivi, retards, retours, remboursements) via nos outils de gestion client (ex. : Gorgias).
• Identifier les points faibles dans la gestion des réclamations ou des commandes et proposer des améliorations (ex. : création de templates pour les réponses fréquentes, optimisation du suivi des retours)
• Travailler en étroite collaboration avec les autres équipes (logistique, développement produit) pour garantir une continuité et une qualité de service irréprochables.

Support administratif :

• Gérer la facturation (édition, envoi et suivi des factures) des différents revendeurs BtoB et affiliés.
• Effectuer les paiements fournisseurs et suivre les encaissements clients.
• Assurer la pré-comptabilité (préparation des éléments pour le cabinet comptable) avec Pennylane.
• Traiter les notes de frais de l'équipe.

Gérer les partenariats avec les professionnels de santé :

• Coordination de l'attribution des codes promo.
• Envoi d'échantillons et de brochures aux professionnels de santé partenaires.
• Suivi des relations avec ces partenaires.

Contenus et communication interne :

• Mettre en page les articles de blog sur le site internet.
• Contribuer à l'organisation d'événements internes (team buildings) et externes pour promouvoir la marque (salons, webinaires, partenariats).

Amélioration continue :

• Analyser les processus actuels et proposer des pistes d'amélioration pour optimiser les opérations.
• Contribuer activement à la mise en place de nouvelles initiatives pour accompagner la croissance de SOVA.
• Et toutes tâches annexes qui contribueront à la cohésion et la productivité d'équipe

TON PROFIL

• Tu as une formation Bac+3 ou Bac+5 en gestion, logistique, ou un domaine connexe.
• Tu possèdes déjà une expérience réussie dans un rôle administratif ou logistique (1 à 2 ans minimum).
• Tu as une organisation irréprochable, et tu es capable de gérer plusieurs priorités simultanément tout en respectant les délais
• Tu es rigoureux. se, autonome et tu as une forte capacité à structurer les process.
• Tu es à l'aise avec les outils digitaux (Pennylane, Gorgias, Shopify, Notion, Google Workspace) ou tu es capable d'apprendre rapidement de nouveaux outils
• Tu as une excellente maîtrise d'Excel pour analyser des données et produire des rapports pertinents
• Bonus : Tu as une sensibilité particulière pour les sujets liés au bien-être féminin et aux pathologies hormonales.

TES COMPÉTENCES

• Tu as une formation Bac+3 ou Bac+5 en gestion, logistique, ou un domaine connexe.
• Tu possèdes déjà une expérience réussie dans un rôle administratif ou logistique (1 à 2 ans minimum).
• Tu es à l'aise avec les outils digitaux (Pennylane, Gorgias, Shopify, Notion, Google Workspace) ou tu es capable d'apprendre rapidement de nouveaux outils
• Tu as une excellente maîtrise d'Excel pour analyser des données et produire des rapports pertinents
• Bonus : tu as une sensibilité particulière pour les sujets liés au bien-être féminin et aux pathologies hormonales.

TA PERSONNALITÉ

• Tu as une organisation irréprochable, et tu es capable de gérer plusieurs priorités simultanément tout en respectant les délais
• Tu sais travailler dans un environnement en constante évolution
• Tu as un excellent relationnel, tu es capable de collaborer avec des interlocuteurs variés (internes et externes) dans un esprit constructif, tu as le sens du service
• Tu es rigoureux. se, autonome et tu as une forte capacité à structurer les process.
• Tu es proactif. ve et doté. e d'une forte capacité à prendre des initiatives et à anticiper les besoins.
• Tu es un. e problem solver et tu sais aborder les imprévus avec calme et efficacité.
• Tu sais mener des initiatives de A à Z avec rigueur, autonomie et engagement.
• Tu souhaites t'investir pleinement dans un projet d'entreprise engagé.
• Tu n'as pas peur de prendre ton téléphone pour résoudre des problèmes rapidement.

MODALITÉS ET AVANTAGES

• Poste basé à : Paris
• Contrat : CDI
• Flexibilité : 3 jours en présentiel & 2 jours en télétravail, et 10 semaines de télétravail réparties sur l'année
• Avantages : Mutuelle avantageuse (Alan), Tickets restaurants, télétravail
• Salaire : À discuter en fonction du profil, fourchette de 33 à 43k€ brut annuel

LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT

1. Étape 1 : Répondre au questionnaire avec les informations demandées et passer le test. -> /form. typeform. com/to/rbLrbiBg (les.