Assistenz des Abteilungsleitungsteams der Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement

Die Hochschule Esslingen ist eine Hochschule mit einer über 150-jährigen Tradition. Wir legen Wert auf exzellente Lehre und fördern wissenschaftliche Qualifikation und angewandte Forschung. Der internationale und interkulturelle Austausch ist uns sehr wichtig. In allen Rankings in Deutschland erhalten wir sehr gute Beurteilungen. Das ist unser Ansporn.
Die Hochschule Esslingen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n
Assistenz des Abteilungsleitungsteams

für die Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement am Campus Esslingen.

Unsere Rahmenbedingungen:

Eingruppierung erfolgt entsprechend der Aufgabenübertragung und persönlicher Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9a TV-L

Beschäftigungsumfang beträgt bis zu 50 %

Die Stelle ist zunächst bis 10.07.2027 befristet

Sie arbeiten als Assistenz für das dreiköpfige Leitungsteam der Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement. In dieser Funktion arbeiten Sie der Abteilungsleitung direkt zu und übernehmen zusätzlich Aufgaben für die zwei Referatsleitungen des Referats Studierendenservice und des Referats Prüfungen. Hierbei koordinieren Sie sowohl die internen Abteilungstermine für die rund 20 Mitarbeiter:innen als auch hochschulinterne und -externe Termine und Angelegenheiten. Sie sind zentrale Anlaufstelle für telefonische und schriftliche Anfragen aller Art.

Dabei sind Sie insbesondere verantwortlich für die:

Koordination der internen und externen Kommunikation
Organisation sämtlicher Termine des Leitungsteams, der Abteilung und der beiden Referate
Sitzungsvor- und -nachbereitung
Erstellung von Präsentationen
Anfertigung und Abstimmung von Protokollen
Beantwortung zentraler Anfragen
Organisation des Onboardings neuer Mitarbeiter:innen
Koordination von Arbeitsplatzwechseln und Möblierung innerhalb der Abteilung
Koordination und Organisation aller Beschaffungen inkl. des Rechnungslaufs
Vorbereitung und Abwicklung von Dienstreisen inkl. Genehmigungen und Abrechnungen
Beschwerdemanagement
Allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Änderungen des Aufgabengebiets bleiben vorbehalten.

Ihr Profil:

Abgeschlossene Weiterbildung zum:r einschlägigen Fachwirt:in bzw. einschlägiger Hochschulabschluss zum:r B.A. in den Bereichen Public Management bzw. Betriebswirtschaft oder im Bereich der Rechtswissenschaften (LL.B., LL.M., Staatsexamen)

Organisationstalent und sehr gutes Zeitmanagement

Freundlichkeit und professionelles Auftreten

Schnelle Auffassungsgabe

einschlägige Erfahrungen im Büromanagement

sehr gute MS Office-Kenntnisse

Wir bieten :

Eine wertschätzende Kultur und ein kollegiales Arbeitsklima
Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum Homeoffice
30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen
Sabbatical-Angebot
Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot; Sprachkurse
Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z. B. Jobrad, Gesundheitskurse)
Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem bezuschussten JobTicket BW
Maßnahmen im Rahmen der familiengerechten Hochschule®

Die Bewerbungsfrist endet zum 12.01.2025.

Ihre Bewerbung können Sie über unser Online-Bewerbungsportal unter ***/Jobs/1?lang=ger mit der Kennziffer Vw/2463 einreichen.

Weitere Informationen zur Stelle erteilt Ihnen gerne:
Frau Alexandra Hanel, ***

Die Hochschule Esslingen strebt in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, die Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte Personen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt. Die Teilung der Stelle ist bei entsprechender Bewerbungslage möglich. Die Hochschule Esslingen unterstützt ihre Beschäftigten mit zahlreichen Angeboten wie der Gesundheitsförderung, Personalentwicklung oder dem JobTicket. Um Familie und Beruf noch besser in Einklang zu bekommen, werden außerdem Maßnahmen im Rahmen der familiengerechten Hochschule® angeboten. Weitere Informationen erhalten Sie unter: /hs-esslingen.de

Die Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten finden Sie hier:
/hs-esslingen.de/datenschutz/

Kontaktdaten

Personalmanagement
Daniela Dangel
Kanalstraße 33
73728 Esslingen
T: 0***
***