Agent ou agente de secrétariat

Numéro d'offre 15583 Période d'affichage Du 21-01-2025 au 28-01-2025

Lieu de travail Faculté des sciences sociales
Département des relations industrielles
Pavillon Charles-De Koninck
Ville de Québec

Statut/Admissibilité Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Détails du poste Classe 11
Taux horaire:
26.81$ à 31.73$
Salaire annuel:
48 961.23$ à 57 946.28$
Numéro de poste:
71628

Régime d'emploi:
35 heures/semaine
Horaire:
Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h

L'horaire est variable, cependant, une permanence est à assurer en alternance.

Budget:
Fonctionnement Description de fonction Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Attributions caractéristiques
Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
Scolarité :
D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience :
Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres :

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information Logiciels utilisés :
Suite Office, Access, Outlook, MAP, Adobe Acrobat, Banner, Capsule, PSK, Maximo, PSRH et PS Financier et Exlpo.

Relevant du directeur du Département des relations industrielles, la personne sélectionnée aura pour mandat principal d'assurer un ensemble de tâches administratives relatives aux opérations financières, aux suivis administratifs de divers dossiers ainsi que d'offrir un soutien aux membres du personnel administratif et académique du département. Elle intégrera l'équipe de soutien administrative en place afin de travailler en étroite collaboration avec celle-ci.

Principales responsabilités :

Réaliser des opérations financières, saisie et vérification de divers formulaires financiers (demandes d'achats, rapports de dépenses, facturation, écritures de journal, virements, etc.), des suivis budgétaires pour différents projets du Département des relations industrielles et répondre aux questions des professeurs concernant le Fonds de soutien aux activités académiques ;
Effectuer la saisie de divers contrats d'engagement en respect avec les conventions collectives :
auxiliaires/assistants d'enseignement, auxiliaires d'enseignement, auxiliaires administratifs, chargés de cours et professionnels de recherche, personnes ressources - formateurs;
Participer à la planification et à l'organisation matérielle des activités du département telles que les assemblées, les congrès, les colloques, etc. Faire les convocations, les réservations de salles, s'assurer de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances ;
Valider la conformité et le suivi des documents pour la déclaration des droits d'auteurs (évaluation, révision, acceptation ou refus, etc.);
¿Valider l'admissibilité et transmettre au Comité les candidatures pour les bourses d'excellence. Effectuer les demandes de décaissement, compléter les formulaires de paiement et tenir un bilan financier;
Etc.

Candidatures Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.
Pour information, contactez Marie-Hélène Labrecque
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Pour les gens de l'interne seulement , vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
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Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".
Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

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