Conseiller aux événements institutionnels

Vous avez le talent pour orchestrer des événements mémorables et l'énergie pour représenter notre institution avec brio? Rejoignez l'Université de Sherbrooke et contribuez à la réussite de nos événements institutionnels et protocolaires dans un environnement où l'excellence, l'organisation et l'innovation se rencontrent!

Sous la responsabilité immédiate et hiérarchique de la directrice ou du directeur de section du Service des communications, la conseillère ou le conseiller en événements institutionnels réalise des projets de communication, en particulier elle ou il participe à l'organisation des événements institutionnels (inaugurations, remises de prix, etc.) et protocolaires (visites officielles, accueil de dignitaires, etc.).

Responsabilités générales

Superviser et coordonner les demandes d'organisation d'événements.

Concevoir, organiser et promouvoir les événements institutionnels.

Orienter et guider ses collègues des facultés, centres et services dans l'organisation de leurs événements.

Travailler en étroite collaboration avec les différentes sections du Service et participer au développement de projets mobilisateurs pour le Service des communications.

Appliquer de façon cohérente les politiques et les directives en matière de communication, de diffusion de l'information et de l'image de marque.

Effectuer une veille visant à identifier les tendances en matière d'organisation d'événements.

Travailler en étroite collaboration avec les autres conseillers en événements.

Coordonner le travail des fournisseurs lorsque requis.

Fournir l'expertise requise en matière d'organisation d'événements.

Responsabilités spécifiques

Recevoir et analyser toutes les demandes d'organisation d'événements institutionnels, d'accueil de visiteurs et de questions protocolaires.

Gérer l'organisation de différents événements : processus d'invitation, réservation de fournisseurs, gestion de matériel, rédaction de déroulements, etc.

Conseiller, soutenir et accompagner ses collègues et sa direction en termes d'événements institutionnels, d'accueil de visiteurs et de questions protocolaires.

Rédiger des textes de diverses natures.

Développer et maintenir à jour des outils pour faciliter le travail des professionnels de l'Université en matière d'organisation d'événements et établir des standards.

Produire des bilans d'événements pour mesurer le succès des actions et recommander des améliorations.

Contribuer aux autres missions du Service des communications par des collaborations dans la planification, l'élaboration, la gestion et l'exécution de ses activités.

Assumer toute autre tâche qui lui est confiée par la directrice ou le directeur de section.

À titre d'information

L'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.

Les entrevues auront lieu le 2 décembre.

Réception des candidatures

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au Service des ressources humaines par voie électronique en cliquant sur le bouton «Postuler».

La date limite pour postuler est le 26 novembre 2024 à 17 h.

Nous remercions toutes les personnes candidates. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues en entrevue.

Qualifications requises

Détenir un baccalauréat en communication ou l'équivalent.

Posséder au moins 3 années d'expérience dans l'organisation d'événements.

Exigences

Posséder des connaissances de gestion des outils de communication (imprimés, médias électroniques, etc.) ainsi qu'une connaissance du protocole et de l'étiquette.

Posséder une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite et une excellente capacité rédactionnelle.

Avoir une très bonne connaissance des outils informatiques courants.

Avoir d'excellentes aptitudes pour le travail sous pression.

Démontrer des qualités d'organisation, d'animation et de représentation.

Démontrer des habiletés à planifier et à prioriser.

Avoir une bonne connaissance du milieu universitaire.

Démontrer un sens de la collaboration et des habiletés au travail d'équipe.

Compte tenu des besoins de l'unité administrative, faire preuve de flexibilité et de disponibilité en dehors des heures régulières de travail à certaines périodes.

Nous vous encourageons à postuler même si vous ne possédez pas toutes les qualifications et exigences requises. Dans le contexte de pénurie de main-d'oeuvre pleinement qualifiée, votre candidature pourrait être sélectionnée. Aussi, certaines étapes pourraient être ajoutées au processus de sélection et d'embauche pour soutenir un cheminement de carrière.