Sales Support Specialist

• English version below, French version will follow:

Company Overview

StreetScan Inc., now known as Citylogix Inc., is a leading data provider and analytics company dedicated to enhancing smart cities' transportation infrastructure. Our innovative solutions empower local governments to make informed decisions regarding road maintenance and repair, ensuring optimal allocation of resources through comprehensive data analysis.

Summary

We are seeking a highly proactive and resourceful individual to join our team! As a Sales Support Specialist, you will be collaborating closely with our Sales Team across Canada and US to drive efficiencies and streamline administrative tasks that will enable the team to focus on revenue generation.

In this role, you will be responsible for preparing quotes, proposals, and contractual documents on behalf of the team while ensuring accuracy, compliance, and timely execution. As well as handling monthly commission reports for the sales team and maintaining necessary documentation.

This is an exciting role with lots of room for growth!

Key Responsibilities

• Drafting Proposals & Quotes:
  Collaborate with the sales team to prepare accurate and customizable quotes using our Nue software integrated with Salesforce.
• Managing & Maintaining Contracts:
  Draft, review, and manage contracts and agreements in alignment with company policies.
• Monthly Commission Reporting:
  Track sales performance and commissions in order to prepare and monthly commission reports for the sales team.
• Market Research:
  Conduct market research to identify lead opportunities and analyze the competitive landscape.
• Process Optimization:
  Develop and maintain standardized templates for quotes, proposals, and contracts.
• Documentation and Record-Keeping:
  Ensure accurate records of quotes, proposals, contracts, and approvals in Salesforce.
• Sales Support:
  Act as the main point of contact for sales team inquiries and provide administrative support to our Account Managers to ensure seamless deal progression.
• Compliance and Risk Management:
  Review quotes and contracts for compliance with company policies and identify potential risks and escalate issues as needed.
• Reporting & Metrics:
  Generate monthly reports on quote and proposal activity and track performance metrics such as turnaround times, accuracy rates, and pipeline status.

Qualifications

• Bachelor's degree in Business Administration, or a related field.
• 2-5 years of experience in sales support, proposal coordination, or contracts management.
• Strong attention to detail and organizational skills.
• Ability to work strategically and manage multiple projects simultaneously in a rapidly evolving and dynamic environment
• Excellent written and verbal communication.

Nice to Have's

• Familiarity in Salesforce and quoting tools like Nue or CPQ platforms.
• Strong business acumen and ability to review and analyze financial data.
• Strong analytical and interpersonal skills.

• Version française:

Présentation de l'entreprise

StreetScan Inc., désormais connue sous le nom de Citylogix Inc., est un fournisseur de données et une société d'analyse de premier plan qui se consacre à l'amélioration des infrastructures de transport des villes intelligentes. Nos solutions innovantes permettent aux gouvernements locaux de prendre des décisions éclairées concernant l'entretien et la réparation des routes, garantissant une allocation optimale des ressources grâce à une analyse complète des données.

Résumé du poste

Nous recherchons une personne très proactive et débrouillarde pour rejoindre notre équipe ! En tant que spécialiste du soutien aux ventes, vous collaborerez étroitement avec notre équipe de vente au Canada et aux États-Unis pour accroître l'efficacité et rationaliser les tâches administratives qui permettront à l'équipe de se concentrer sur la génération de revenus.

Dans ce rôle, vous serez responsable de la préparation des devis, des propositions et des documents contractuels au nom de l'équipe tout en garantissant l'exactitude, la conformité et l'exécution en temps opportun. En plus de gérer les rapports de commission mensuels pour l'équipe de vente et de conserver la documentation nécessaire.

Il s'agit d'un rôle passionnant avec beaucoup de possibilités de croissance !

Principales responsabilités

• Rédaction de propositions et de devis :
  collaborer avec l'équipe de vente pour préparer des devis précis et personnalisables à l'aide de notre logiciel Nue intégré à Salesforce.
• Gestion et maintenance des contrats :
  rédiger, réviser et gérer les contrats et les accords conformément aux politiques de l'entreprise.
• Rapports mensuels sur les commissions :
  suivre les performances des ventes et les commissions afin de préparer et de rédiger des rapports mensuels sur les commissions pour l'équipe de vente.
• Études de marché :
  mener des études de marché pour identifier les opportunités de vente et analyser le paysage concurrentiel.
• Optimisation des processus :
  Développer et maintenir des modèles standardisés pour les devis, les propositions et les contrats.
• Documentation et tenue de registres :
  Assurer des enregistrements précis des devis, des propositions, des contrats et des approbations dans Salesforce.
• Assistance commerciale :
  Agir en tant que point de contact principal pour les demandes de renseignements de l'équipe commerciale et fournir un soutien administratif à nos gestionnaires de comptes pour assurer une progression transparente des transactions.
• Conformité et gestion des risques :
  Examiner les devis et les contrats pour vérifier leur conformité avec les politiques de l'entreprise, identifier les risques potentiels et faire remonter les problèmes si nécessaire.
• Rapports et mesures :
  Générer des rapports mensuels sur l'activité des devis et des propositions et suivre les mesures de performance telles que les délais d'exécution, les taux d'exactitude et l'état du pipeline.

Qualifications

• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• 2 à 5 ans d'expérience dans le soutien aux ventes, la coordination des propositions ou la gestion des contrats.
• Forte attention aux détails et compétences organisationnelles.
• Capacité à travailler de manière stratégique et à gérer plusieurs projets simultanément dans un environnement dynamique et en évolution rapide
• Excellente communication écrite et verbale.

Bon d'en avoir

• Connaissance de Salesforce et des outils de devis tels que les plateformes Nue ou CPQ.
• Excellent sens des affaires et capacité à examiner et analyser les données financières.
• Excellentes compétences analytiques et interpersonnelles.