Coordonnateur logistique des événements

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Poste : Coordonnateur logistique des événements, Montréal

Superviseur : Directrice nationale des opérations

Expérience : 3 ans minimum

État : Temps plein

Salaire : Salaire concurrentiel fondé sur l'expérience professionnelle, le régime d'encouragement et les avantages sociaux

Mode de travail flexible : Hybride

• Les candidats doivent résider dans les villes mentionnées pour des déplacements réguliers pendant les événements, au besoin
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Date de début : Immédiat

Bureaux JPdL : Montréal (Québec)

À PROPOS DE JPdL

Fondée en 1982 par Jean-Paul de Lavison, JPdL est devenue l'une des plus importantes entreprises de planification d'événements et de conférences au Canada. Son expertise repose sur trois piliers d'activité :

• Gestion d'événements corporatifs et d'associations et de voyages de récompense pour le marché canadien.
• Conception et gestion de voyages de récompense, de séminaires, de conventions et de missions professionnelles à travers le Canada pour le marché européen.
• Conception, gestion et logistique de conférences, congrès et symposiums aux niveaux local, national et international.

CE QUI NOUS DISTINGUE

Notre structure dynamique s'adapte continuellement, répond aux défis et se transforme pour mieux répondre au contexte et aux exigences d'aujourd'hui. La nécessité de donner un sens à nos actions et le désir de s'impliquer pour faire une différence ! La volonté d'intégrer les enjeux de développement durable dans nos activités quotidiennes et d'adopter des actions écoresponsables spécifiques pour la gestion exemplaire de tous nos événements.

Fonctions et responsabilités du poste sous 2 volets :

Volet opérationnel:

• Sous la direction de la directrice nationale des opérations, assister les chargés de projets et l'équipe opération dans la coordination et la logistique de leurs évènements afin d'assurer une fluidité dans la délivrance des évènements/programmes
• Aider les chargés de projets dans la gestion et l'opération de leurs programmes afin d'en garantir le succès (voyage de récompenses, réunions et autres événements spéciaux); Les programmes impliquent souvent mais pas seulement, les volets suivants : la gestion logistique du transport, de la production artistique (divertissement, A/V, mise en scène), de la location des lieux/venues, des visites et des activités, de la nourriture et des boissons, traiteur (sur place, hors site ou restaurants), des cadeaux clients, goodies…
• Participer activement à la mise à jour régulière de la base de données du personnel contractuel et du personnel terrain, aider et maintenir le processus de traitement des CV et entrevues;
• Mettre à jour systématiquement les informations des fournisseurs afin de maintenir et entretenir notre connaissance/expertise des hôtels, lieux, activités et autres produits/services proposés et vendus;
• Faire du terrain si nécessaire afin d'aider à la supervision et au bon déroulement d'évènements de plus grandes envergures
• Assurer toutes autres tâches connexes demandées par votre superviseur

Volet vente :

• Travailler en étroite collaboration avec l'équipe des ventes de JPdL (le directeur national des ventes et le(s) directeur(s) des ventes dans tous les bureaux) pour les aider à atteindre leurs objectifs
• Participer et aider à la préparation de propositions clients en faisant preuve de créativité, d'efficacité, d'un bon esprit d'analyse quant à sa rentabilité dans les délais requis/exigés
• Être curieux et développer constamment une expertise sur les destinations proposées et les lieux proposés
• Maintenir la base de données de fournisseurs à jour et/ou ajouter les informations sur ses produits existants ou nouveaux (offres de services) dans notre système (contenu, description, prix actuels)
• Aider à maintenir et à développer des relations / partenariats avec les principaux acteurs de l'industrie, tels que : les convention bureau, les bureaux de représentants de destination, les représentants des ventes d'hôtels locaux, des centres de congrès, des fournisseurs et d'autres collaborateurs de l'industrie dans l'Ouest canadien (Colombie-Britannique et Alberta)

Profil :

• Minimum de 3 ans en coordination / gestion d'événements d'affaires dans l'industrie du tourisme d'affaires et/ou de l'événementiel (MICE)
• Diplôme ou accréditation en hôtellerie / gestion d'événements / tourisme d'affaires ou domaine connexe un atout
• Motivé, faire preuve d'entregent, prise d'initiatives et capable de travailler de manière indépendante
• La connaissance du Canada, ses lieux majeurs, ses provinces, un atout
• Maîtrise de la suite Microsoft 365 (SharePoint, Excel, Word, Outlook)
• La connaissance de File Maker est un atout
• Bon esprit d'analyse et curiosité permanente
• Compétences en négociation, en communication, en rédaction et en organisation.
• Porter une attention particulière aux détails
• Être toujours curieux d'apprendre et découvrir des nouvelles offres de produits, de nouveaux fournisseurs en participant aussi à des événements de réseautage / invitations proposés par ceux-ci mais aussi d'associations
• Garanti de résultats dans un environnement de travail dynamique et au rythme soutenu
• Capacité de travailler en collaboration au sein d'une équipe
• Bilinguisme (anglais/français) requis

Personne-ressource :

Envoyez-nous votre curriculum vitae et une lettre de motivation à rh. hr@jpdl. com. Veuillez indiquer dans l'objet du courriel : « Coordonnateur logistique d'événements, Montréal ».

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à JPdL. Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Notez que l'utilisation du masculin doit être comprise comme neutre, n'ayant d'autre but que d'alléger la présentation du texte.

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Position: Event Program Coordinator, Montreal

Supervisor: National Director of Operations

Experience: 3 years minimum

Status: Full-time

Salary: Competitive salary based on professional experience, incentive plan and benefits

Flexible working mode: Hybrid

• Candidates must reside within the cities mentioned for regular travel during events, when required
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Start date: Immediately

JPdL Offices: Montreal, Quebec

ABOUT JPdL

Founded in 1982 by Jean-Paul de Lavison, JPdL has become one of the largest events and conference planning companies in Canada. Its expertise is based on three pillars of activity:

• Management of corporate and association events and incentive trips for the Canadian market.
• Design and management of incentive trips, seminars, conventions and professional missions across Canada, for a European market.
• Design, management and logistics of conferences, congresses and symposiums at local, national and .