Chargée de projets en événementiel, congrès / Program Manager in Events, congress

(English below)

Poste : Chargée de projets en événementiel, conférences et congrès

Supérieur immédiat : Directrice nationale des opérations, division PCO

Expérience : 5 ans minimum

Statut d'emploi : Temps plein

Salaire : Salaire concurrentiel fondé sur l'expérience professionnelle, le régime d'encouragement et les avantages sociaux

Mode de travail : Hybride

* Les candidats doivent demeurer dans les métropoles citées pour déplacements réguliers lors d'évènements, au besoin *

Date d'entrée en fonction : Immédiat

Bureaux JPdL : Montréal (Québec)

À PROPOS DE JPdL

Fondée en 1982 par Jean-Paul de Lavison, JPdL est devenue l'une des plus importantes entreprises de planification d'événements et de conférences au Canada. Son expertise repose sur trois piliers d'activité :

• Gestion d'événements corporatifs et d'associations et de voyages incitatifs pour le marché canadien.
• Conception et gestion de voyages incitatifs, de séminaires, d'expéditions d'apprentissage et de missions professionnelles à travers le Canada, adaptés aux besoins des clients européens.
• Conception, gestion et logistique de conférences, congrès et symposiums aux niveaux local, national et international.

CE QUI NOUS DISTINGUE

Notre structure dynamique s'adapte continuellement, répond aux défis et se transforme pour mieux répondre au contexte et aux exigences d'aujourd'hui. La nécessité de donner un sens à nos actions et le désir de s'impliquer pour faire une différence ! La volonté d'intégrer les enjeux de développement durable dans nos activités quotidiennes et d'adopter des actions écoresponsables spécifiques pour la gestion exemplaire de tous nos événements.

DIFFÉRENCES CLÉS : PCO VS. GESTION DE CONFÉRENCES ASSOCIATIVES

Si vous avez travaillé dans le domaine de la gestion de conférences pour une association, vous trouverez ce rôle différent, mais passionnant. Les PCO jonglent avec de multiples événements pour divers clients, ce qui signifie que vous devrez vous adapter rapidement, gérer différentes priorités et vous concentrer sur la satisfaction du client et la rentabilité des projets. Le rythme est soutenu, mais il est également gratifiant pour ceux qui aiment que chaque journée soit différente.

Fonctions et responsabilités du poste :

Planification et gestion d'événements :

• Créer et gérer les échéanciers, budgets et cahiers de charge sans transpirer.
• Toujours prévoir un plan B (et même un plan C) pour parer à l'imprévu.
• Être le calme au milieu de la tempête lors de l'exécutions d'événements sur site.

Relations avec les clients et parties prenantes :

• Construire des relations solides avec les clients et leur faire sentir qu'ils sont votre priorité absolue.
• Collaborer avec les comités, commanditaires et fournisseurs pour synchroniser les éléments des projets.
• Négocier avec les fournisseurs.

Budget et supervision financière :

• Établir des budgets précis et garder un œil sur chaque dollar.
• Fournir des comptes-rendus détaillés après les événements.

Leadership et coordination d'équipe :

• Guider les équipes projets comme un pro, en assurant que tout le monde connaît son rôle.
• Maintenir une ambiance positive et productive, même lorsque les délais sont serrés.
• Mentorer les collaborateurs juniors et encourager leur réussite.
• Déléguer les tâches avec clarté et confiance.

Développement de contenu et de programme :

• Bien comprendre tout le cycle, de l'appel à résumés jusqu'à la gestion du salon des conférenciers.
• Utiliser des outils comme les sondages interactifs pour maintenir l'engagement des participants.

Gestion logistique et des fournisseurs :

• Superviser tous les détails pratiques, de l'audiovisuel à la restauration.
• S'assurer que les fournisseurs tiennent leurs engagements (et plus encore).

Technologies et outils :

• Maîtriser des plateformes comme Aventri (Stova) et PheedLoop.
• Utiliser des outils tels que Microsoft 365, Asana et Airtable pour gérer les événements efficacement.

Profil :

Formation et expérience :

• Minimum 5 ans d'expérience en gestion de conférences et événements.
• Expérience en gestion de plusieurs projets dans un environnement qui évolue rapidement.
• Connaissance du rôle de Professionnel de Congrès (PCO).

Compétences :

• Compétences organisationnelles et gestion du temps.
• Capacité à résoudre des problèmes comme un super-héros.
• Excellentes aptitudes à la communication en français et en anglais (oral et écrit) requis.
• Sang-froid et attitude proactive face aux défis.
• Connaissance des technologies et toujours prêt à apprendre de nouveaux outils.
• Souci du détail et créativité.
• Leader naturel et excellent coéquipier.
• Sait déléguer efficacement.
• Sensibilisé aux différences culturelles et doté de finesse interpersonnelle.
• Prêt à voyager et à travailler selon un horaire flexible au besoin.

Inscription :

Si vous vous sentez prêt à rejoindre l'équipe JPdL, nous serions ravis de vous rencontrer ! Envoyez-nous votre curriculum vitae et une lettre de motivation à rh. hr@jpdl. com. Veuillez indiquer dans l'objet du courriel : « Chargée de projets en événementiel, conférences et congrès, Montréal, QC »

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à JPdL. Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Notez que l'utilisation du masculin doit être comprise comme neutre, n'ayant d'autre but que d'alléger la présentation du texte.

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Position:Program Manager in Events, conference and congress

Supervisor: National director of operations, PCO division

Experience: 5 years minimum

Status: Full time

Salary: Competitive salary based on professional experience, incentive plan and benefits

Flexible working mode: Hybrid

*Candidates must reside within the cities mentioned for regular travel during events, when required*

Start date: Immediately

JPdL Offices: Montreal, Quebec

ABOUT JPdL

Founded in 1982 by Jean-Paul de Lavison, JPdL has become one of the largest events and conference planning companies in Canada. Its expertise is based on three pillars of activity:

• Management of corporate and association events and incentive trips for the Canadian market.
• Design and management of incentive trips, seminars, learning expeditions and professional missions across Canada, adapted to the needs of European clients.
• Design, management and logistics of conferences, congresses and symposiums at local, national and international levels.

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