Coordenadora Administrativa

* Coordenadora Administrativa
• Presencial
• Descrição
• O Instituto Almai nasceu da união de profissionais da área da saúde, com ampla experiência profissional, que tem um sonho em comum:
produzir mudanças significativas e duradouras na vida dos pacientes com diferentes transtornos de neurodesenvolvimento, impactando positivamente à família e sociedade.
Nosso diferencial é o tratamento humanizado, aliado a expertise em análise do Comportamento Aplicado (ABA), onde são desenvolvidas as intervenções terapêuticas no paciente, além do acolhimento familiar.
Estamos buscando um coordenador administrativo para se juntar ao nosso time.
O Coordenador Administrativo é responsável por conferir e supervisionar a execução de atividades administrativas e operacionais da recepção, portaria, limpeza e manutenção, supervisionando os colaboradores responsáveis pelas mesmas e levando informações para a coordenação.
Responsabilidades 1.
Realizar a gestão diária da equipe da recepção e dos estagiários administrativos, garantindo que as atividades e os prazos estão sendo devidamente atendidos.
2.
Realizar a gestão diária dos cronogramas da equipe de limpeza pré estabelecidos de acordo com a demanda da unidade, assegurando que o ambiente clínico esteja devidamente higienizado para sua utilização.
3.
Realizar a gestão diária da equipe da portaria, que tem a função de controlar o acesso dos colaboradores e pacientes das clínicas, garantindo sua segurança.
4.
Realizar a gestão e registrar de acordo com a demanda, as ocorrências (positivas e negativas) das equipes da recepção, limpeza, portaria e estagiários administrativos, encaminhando semanalmente a planilha de ocorrências para o coordenador administrativo geral, através do e-mail corporativo e levando ao RH, para medidas cabíveis no caso da recorrência de ocorrência negativa.
5.
Realizar a gestão da frequência e absenteísmo da equipe administrativa, encaminhando para o departamento pessoal, conforme prazo estipulado.
6.
Realizar entrevistas de seleção para aumento de quadro ou substituição da equipe operacional administrativa, junto ao setor de Recursos Humanos, de acordo com a demanda.
7.
Realizar integração de novos colaboradores da equipe operacional administrativa e acompanhando seu desenvolvimento, de acordo com a demanda.
8.
Realizar a orientação e acolhimento parental nas tratativas relacionadas ao convênio, de acordo com a demanda, encaminhando tratativas mais complexas para o setor de Relacionamento.
9.
Realizar o monitoramento e acompanhamento das manutenções periódicas e preventivas, através da planilha de controle das manutenções solicitadas e executadas, notificando por e-mail o setor de compras, a priorização das urgências dos serviços e solicitando a compra de materiais sinalizados pela equipe de manutenção.
10.
Receber do setor de Relacionamento a mensagem (e-mail e Whatsapp) de Boas vindas ao novo paciente, para cadastro inicial no sistema, solicitando demais informações necessárias aos responsáveis, liberando o cadastro para o setor de faturamento inserir a agenda.
11.
Utilizar o sistema Virtues para gestão da agenda (clínica) do paciente, desde do início de seus atendimentos, como também, a necessidade de alteração de agendamento, realocação, assim como informações para o setor de faturamento, de modo a garantir a comunicação integrada das partes envolvidas.
12.
Manter atualizada a lista de pacientes, no drive das agendas das Unidades, realizando a inclusão e/ou alterações das informações necessárias, tais como:
Nome completo, convênio médico, carga horária e período de tratamentos e terapias autorizadas pelo convênio.
Requisitos:
Graduação completa em administração ou áreas afins.
Ter conhecimento intermediário no Pacote office.
Será um diferencial ter experiência em liderança na área clinica/hospitalar.
Conhecimentos específicos Conhecimento em pacote Office.
Gestão de Pessoas.
Gestão de Processos.
Conhecer procedimentos clínicos (Terapia ABA).
Entendimento das leis e regulamentação na saúde suplementar.
Regras de Faturamento.
Treinamentos em Processos do Plano de Saúde.
Processos Administrativos.
Atendimento ao Cliente.
CNV.
Horário:
08h00 às 17h00 Local:
Av.
Conselheiro Nébias, n 421 Paquetá-Santos.
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